mercoledì 15 dicembre 2010

Operatore Congressuale


L’Operatore congressuale è il professionista che organizza una manifestazione congressuale chiavi in mano. Si deve infatti occupare di tutta l’attività di ideazione ed organizzazione di congressi, convegni o simposi, dal primo approccio con il committente alla realizzazione effettiva dell’evento.
La prima fase del lavoro riguarda l’ideazione e la progettazione generale di un “pacchetto congresso” formulato in accordo con il committente. Si tratta di definire:
  • le linee-guida di ciò che si vuole veder realizzato;
  • i contenuti da veicolare;
  • l’immagine che si vuol far scaturire dall’evento.
L’Operatore congressuale espone al committente una serie di proposte alternative e, dopo le necessarie verifiche, viene definito un programma di massima e formulato un budget preventivo. Una volta fatta la scelta del progetto e concordato l’aspetto finanziario:
  • si contattano gli sponsor, gli ospiti ed i relatori della manifestazione;
  • si promuove il convegno e si predispongono i servizi per la stampa;
  • si scelgono ed organizzano i servizi di accoglienza, stipulando apposite convenzioni con alberghi, bar e ristoranti e pianificando i servizi di trasporto.
Insieme alla realizzazione dell’evento, che necessita di un’accurata regia, l’Operatore congressuale dovrà anche:
  • organizzare pranzi, cene o momenti turistico-culturali da effettuare nelle pause del congresso o al termine dello stesso;
  • chiudere i rapporti con i fornitori;
  • predisporre il bilancio finale;
  • coordinare l’attività di stesura, eventuale traduzione, pubblicazione ed invio degli atti congressuali.

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