L’Operatore congressuale è il professionista che organizza una manifestazione congressuale chiavi in mano. Si deve infatti occupare di tutta l’attività di ideazione ed organizzazione di congressi, convegni o simposi, dal primo approccio con il committente alla realizzazione effettiva dell’evento.
La prima fase del lavoro riguarda l’ideazione e la progettazione generale di un “pacchetto congresso” formulato in accordo con il committente. Si tratta di definire:- le linee-guida di ciò che si vuole veder realizzato;
- i contenuti da veicolare;
- l’immagine che si vuol far scaturire dall’evento.
- si contattano gli sponsor, gli ospiti ed i relatori della manifestazione;
- si promuove il convegno e si predispongono i servizi per la stampa;
- si scelgono ed organizzano i servizi di accoglienza, stipulando apposite convenzioni con alberghi, bar e ristoranti e pianificando i servizi di trasporto.
- organizzare pranzi, cene o momenti turistico-culturali da effettuare nelle pause del congresso o al termine dello stesso;
- chiudere i rapporti con i fornitori;
- predisporre il bilancio finale;
- coordinare l’attività di stesura, eventuale traduzione, pubblicazione ed invio degli atti congressuali.
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